Une check-list Qualiopi sert à vérifier, avant l'audit de surveillance, que chaque indicateur du référentiel national qualité est appliqué et prouvé. Celle de cette page suit les 7 critères et les 32 indicateurs. Pour chaque critère, elle liste les points à contrôler et les preuves à préparer.
Le cadre tient en trois faits. La certification est délivrée pour trois ans (article R. 6316-3 du Code du travail). L'audit de surveillance a lieu entre le 14e et le 22e mois qui suivent son obtention. L'absence de preuve le jour de l'audit constitue une non-conformité (arrêté du 6 juin 2019).
Audit de surveillance Qualiopi : ce que l'auditeur vérifie
L'audit de surveillance vérifie que le référentiel est toujours appliqué depuis la certification. L'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit fixe un minimum de points revus :
- les indicateurs qui ont fait l'objet d'une non-conformité à l'audit initial, avec l'efficacité des actions correctives ;
- les indicateurs qui ne peuvent donner lieu qu'à une non-conformité majeure ;
- les indicateurs 1, 17 et 19, et l'indicateur 3 s'il vous concerne ;
- tous les indicateurs applicables, si vous étiez « nouvel entrant » à l'audit initial ;
- l'affichage du certificat dans vos locaux et sur votre site internet.
L'audit de surveillance est réalisé à distance. Il a lieu sur site dans quelques cas : signalement, analyse de risque issue de l'audit précédent, échantillonnage de sites, ou demande de votre part. L'échantillon d'actions examinées ne vous est pas communiqué avant la réunion d'ouverture. Préparez donc toutes vos prestations, pas seulement la plus réussie.
Check-list Qualiopi : les 7 critères, points à vérifier et preuves
Les exemples de preuves ci-dessous viennent du guide de lecture publié par le ministère du Travail. Ils ne sont pas exhaustifs : l'auditeur apprécie la mise en œuvre réelle, pas la seule présence d'un document. Certains indicateurs sont spécifiques (formations certifiantes, alternance, CFA) et ne s'appliquent pas à tous. Pour le détail, consultez les 7 critères Qualiopi expliqués et le guide des 32 indicateurs.
Critère 1 : information du public (indicateurs 1 à 3)
- À vérifier : chaque fiche de prestation affiche prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes, modalités d'évaluation et accessibilité.
- À vérifier : vos indicateurs de résultats sont publiés et à jour. Pour une formation certifiante, le taux d'obtention, les passerelles et les débouchés sont indiqués.
- Preuves : site internet, plaquettes, propositions commerciales, conditions générales de vente, bilans et résultats d'enquêtes.
Critère 2 : objectifs et conception des prestations (indicateurs 4 à 8)
- À vérifier : le besoin de chaque bénéficiaire est analysé, en lien avec l'entreprise ou le financeur.
- À vérifier : les objectifs sont opérationnels et évaluables. Les contenus et les modalités leur correspondent.
- À vérifier : un positionnement à l'entrée existe, et il est appliqué dans tous les dossiers.
- Preuves : grilles d'analyse du besoin, comptes rendus d'entretien, déroulés pédagogiques, grilles d'évaluation, tests ou mises en situation d'entrée.
Critère 3 : accueil, suivi et évaluation (indicateurs 9 à 16)
- À vérifier : les bénéficiaires sont informés des conditions de déroulement avant le démarrage.
- À vérifier : la prestation et le suivi sont adaptés aux publics, y compris en situation de handicap.
- À vérifier : l'atteinte des objectifs est évaluée avec des outils formalisés (indicateur 11).
- À vérifier : des mesures préviennent les abandons. Cet indicateur vise les formations de plus de deux jours.
- Preuves : livret d'accueil, convocation, règlement intérieur, évaluations en cours et en fin de prestation, auto-évaluations, bilans intermédiaires, procédure de relance.
Critère 4 : moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement (indicateurs 17 à 20)
- À vérifier : les locaux, les équipements et les moyens humains correspondent à ce qui est annoncé.
- À vérifier : les intervenants internes et externes sont coordonnés.
- À vérifier : les ressources pédagogiques sont accessibles, et les bénéficiaires sont aidés à les utiliser.
- Preuves : bail ou contrat de location, registre public d'accessibilité, organigramme, planning des intervenants, comptes rendus de réunion, liste des ressources, traces de l'assistance à distance.
Critère 5 : compétences des personnels (indicateurs 21 et 22)
- À vérifier : les compétences requises sont définies avant la prestation, puis vérifiées chez chaque intervenant, sous-traitants compris.
- À vérifier : les compétences des salariés sont entretenues. Un formateur indépendant démontre sa propre formation continue.
- Preuves : CV, diplômes, entretiens professionnels, plan de développement des compétences, échanges de pratiques.
Critère 6 : environnement professionnel (indicateurs 23 à 29)
- À vérifier : trois veilles sont tenues et exploitées : légale et réglementaire, métiers et compétences, innovations pédagogiques et technologiques.
- À vérifier : un réseau de partenaires du champ du handicap est identifié et mobilisable.
- À vérifier : en cas de sous-traitance, vous contrôlez le respect du référentiel par le sous-traitant.
- Preuves : abonnements, participations à des salons ou conférences, diffusion de la veille à l'équipe, évolutions apportées aux prestations, liste de partenaires, contrats de sous-traitance.
Critère 7 : appréciations et réclamations (indicateurs 30 à 32)
- À vérifier : les appréciations sont recueillies auprès des bénéficiaires, des financeurs, des équipes pédagogiques et des entreprises.
- À vérifier : les réclamations, les difficultés et les aléas sont tracés et traités.
- À vérifier : des mesures d'amélioration découlent de cette analyse.
- Preuves : enquêtes à chaud et à froid, tableau de suivi des réclamations, réponses apportées, plan d'amélioration daté.
Attention à un point du guide de lecture : les évaluations des acquis ne sont pas une preuve probante pour l'indicateur 30. Il faut un vrai recueil d'appréciations.
Preuves Qualiopi : documenter les compétences relationnelles en mise en situation
L'écoute, la gestion d'un désaccord ou l'annonce d'une mauvaise nouvelle ne se mesurent pas par un quiz. Pourtant l'indicateur 11 demande d'évaluer l'atteinte des objectifs. Le guide de lecture précise que la procédure d'évaluation doit être définie et matérialisée par des outils.
Pour une formation par jeu de rôle, trois éléments suffisent à constituer un dossier solide :
- Une grille d'évaluation à critères observables, reliée aux objectifs du programme. Voir notre grille d'évaluation des compétences relationnelles.
- Des traces de progression : une mise en situation au positionnement, une en cours de parcours, une en fin de parcours, évaluées avec la même grille.
- Un débriefing écrit après chaque scénario : objectifs atteints ou non, points forts, points à améliorer, plan d'action.
Avec Face Up, l'apprenant s'entraîne face à un persona joué par un avatar IA, et chaque session produit ce débriefing. Le formateur garde la main sur la grille et sur la décision finale. Pour aller plus loin, lisez comment mesurer les compétences relationnelles pour l'indicateur 11 et comment constituer le dossier de preuves correspondant.
Préparer l'audit Qualiopi : rétroplanning à 3 mois, 1 mois, 1 semaine
Trois mois avant
- Relisez le rapport de l'audit initial. Pour chaque non-conformité, rassemblez la preuve que l'action corrective fonctionne.
- Passez la check-list sur deux ou trois dossiers récents, choisis au hasard.
- Notez chaque écart entre la procédure écrite et la pratique. Corrigez l'une ou l'autre.
Un mois avant
- Mettez à jour l'organigramme, la liste des sites et la description de votre activité depuis la certification.
- Préparez votre dernier bilan pédagogique et financier : le certificateur le demande avant l'audit.
- Classez les preuves par critère, puis par indicateur, dans un dossier partagé.
- Vérifiez que le certificat est affiché dans vos locaux et sur votre site.
Une semaine avant
- Faites un audit blanc avec un collègue qui joue l'auditeur.
- Relisez le plan d'audit : périmètre, personnes à entendre, indicateurs concernés.
- Testez la visioconférence et le partage d'écran si l'audit a lieu à distance.
- Prévenez les formateurs qui seront entendus en entretien.
Notre guide de préparation à l'audit Qualiopi détaille chaque étape.
Le jour de l'audit : déroulé et erreurs fréquentes
L'audit commence par une réunion d'ouverture, où l'auditeur annonce l'échantillon retenu. Il procède ensuite par entretiens et par vérification documentaire. Ses conclusions, datées et signées, vous sont notifiées selon la procédure de votre organisme certificateur.
Répondez à la question posée, preuve à l'appui, sans en ajouter. Si un document manque, dites-le simplement : « Je n'ai pas cette preuve sous la main, je vous la montre avant la fin de l'audit. » Si un constat vous semble flou, demandez : « Quel attendu de l'indicateur n'est pas respecté, selon vous ? »
Les erreurs que nous voyons le plus souvent :
- une procédure écrite que personne n'applique plus ;
- des preuves qui existent mais que l'on ne retrouve pas à temps ;
- une veille tenue mais jamais exploitée ;
- des appréciations recueillies auprès des seuls bénéficiaires ;
- une action corrective décidée après l'audit initial, sans trace de son résultat ;
- un certificat absent du site internet.
Non-conformité Qualiopi : mineure ou majeure, que faire ensuite
Selon le guide de lecture, la non-conformité mineure correspond à un respect partiel de l'attendu. La non-conformité majeure peut être prononcée quand l'attendu n'est pas du tout respecté. Dix-sept indicateurs ne donnent lieu qu'à des non-conformités majeures, même en cas d'écart partiel. L'indicateur 11 en fait partie.
- Non-conformité mineure : vous adressez un plan d'action au certificateur dans le délai qu'il fixe. Vous le mettez en œuvre dans les six mois. La vérification a lieu à l'audit suivant. Non levée, elle devient majeure.
- Cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constituent une non-conformité majeure.
- Non-conformité majeure : les actions correctives doivent être effectives sous trois mois. À défaut, la certification est suspendue. Sans retour en conformité dans les trois mois qui suivent la suspension, elle est retirée.
La méthode de réponse est la même dans les deux cas. Faites préciser l'écart constaté. Cherchez la cause, pas seulement le dossier fautif. Décrivez l'action, le responsable, l'échéance et la preuve attendue. Conservez ensuite la preuve que l'action produit son effet. La vérification peut donner lieu à un audit complémentaire, à distance ou sur site.
Questions fréquentes
Quand a lieu l'audit de surveillance Qualiopi ?
Entre le 14e et le 22e mois qui suivent la date d'obtention de la certification. Votre organisme certificateur vous propose la date et vous communique un plan d'audit.
L'audit de surveillance se fait-il à distance ?
Oui, c'est la règle fixée par l'arrêté du 6 juin 2019. Il a lieu sur site en cas de signalement, d'analyse de risque, d'échantillonnage de sites, ou si vous le demandez.
Que se passe-t-il à la fin des trois ans ?
Le renouvellement suppose un audit réalisé sur place, avant la date d'échéance du certificat. Il se déroule comme un audit initial. Il vérifie aussi les actions correctives issues de l'audit de surveillance.
Une checklist Qualiopi suffit-elle pour réussir l'audit ?
Non. La checklist aide à ne rien oublier, mais l'auditeur juge la mise en œuvre réelle. Un document présent sans pratique derrière ne protège pas d'une non-conformité.
Passer de la check-list à la pratique
Commencez par le critère où vos preuves sont les plus minces, souvent l'évaluation des acquis. Testez votre grille sur un scénario, puis comparez deux passages d'un même apprenant. Pour voir comment Face Up produit ces traces après chaque mise en situation, réservez une démonstration.
